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重磅 资助型机构的"十万个为什么"资助技术篇(完整收藏版)

  为帮助读者对资助工作有较为全面的了解,并获得启发,以促进公益慈善资源的有效使用,撬动多元化的社会力量解决社会问题,葡京集团游戏网站在亚洲基金会的资助下,推出《有效资助能力建设手册·第一辑》。

  手册共五篇,由基本知识篇、资助战略篇、资助管理篇、资助技术篇以及特色资助篇组成,内容既涵盖了宏观层面资助型机构如何制定资助战略规划、进行资助评估、管理资助风险等,也涉及了微观层面资助官员如何进行系统操作,以及其完成工作所必要的能力与技能等,逻辑清晰,学习步骤合理。

  手册每一章节均以一个问题作为标题,聚焦于大家在知识与实践中普遍感到迷惑模糊或是前沿的话题,开门见山,知识点清楚明白。手册强调从出资人和资助方的需求与初心的角度制定资助战略,以及资助机构的管理。

  撰稿:葡京集团游戏网站 孙叶竹、游海霞

  资助官员有哪些能力要求?

  资助工作涉猎广泛,内容复杂,申请书的审阅筛选推荐,对机构的考察以及对项目的跟踪管理与评估等等,意味着资助官员需要扮演多个角色,要像侦探一样分辨字句意义审核事实,能作为专家针对特定领域发表观点,作为文字工作者将组织的申请转为资助评审可接受的文件,还能够发挥倡导者的作用来争取捐赠者对议题的关注。

  资助官员的知识和能力是在资助中不断扩展广度与深度的。

  资助官员需要:

  1)理解基金会的资助战略以及在实际工作中的调整

  2)对基金会资助的领域有一定知识储备,包括所资助议题的知识,有影响的利益相关方的情况,以及领域内其他资助

  3)了解被资助方(服务型组织、研究机构等)的需求、限制和挑战

  4)了解被资助方的运作情况

  5)综合分析大量信息并提炼精要的能力

  6)与背景不同的各类人员/组织清楚交流的能力,具有人际关系技巧——有同理心,清晰表达组织意愿、敏感的旁观者、懂得在倾听时不提供预期

  7)分析能力及创造性——能够分析想法、检验其内部逻辑性以及衡量他们的外部价值能力。抓住想法的可能性、遇见它们改变发展社会的未来的能力

  TIPS

  稳定自我认知:不会相信所有甜言蜜语,也不会过度怀疑真诚的称赞

  对捐赠方与被资助方的责任:不会怀疑所有申请的价值,也不会认为所有申请都有价值

  人际关系:在工作与家庭、内部责任和外部责任、专业人士和志愿者之间维持平衡,努力工作同时控制工作量和工作强度

  资助者必须了解议题领域吗?

  对领域的全面扫描是客观认识问题的关键步骤,意味着了解问题的社会、政治和经济背景、现状和发展趋势。领域扫描有助于评估需求与寻找差距,有利于了解失败经验,检验当前假设和逻辑模型,寻找资助不足的议题以及可能的合作方,认识创新策略的价值,找出资金能够发挥更大作用的领域或方式,选择合适的资助对象。

  领域扫描使人了解某议题深层次的根源,发生变化的各环节关系,特定环境中的需求。在特定领域中,有不同的利益相关方对议题的设定和应对产生影响,包括民间组织、政策制定者、倡导者、资助方、商业领袖、政府部门、学者、受影响人群。单个资助方所能发挥的作用与其他各方的表现息息相关。对关键角色的影响可以让资助发挥更大作用。

  如何进行领域扫描?

  领域扫描要回答的问题

  最需要解决的问题是什么?资金应当投到哪方面?最应关注哪些问题?如何效益最大化?能否在一定时间内完成项目目标?

  本机构的资助历史经验

  有哪些机构在目标领域提供了资助

  领域当前的问题、发展和创新

  领域需求和资金缺口

  关键人/组织,领域内的关系网络

  领域内问题解决方式的效果

  领域扫描的方式

  案头资料收集

  召开研讨会

  参加相关专家和受助机构的行业聚会

  聘请顾问机构

  TIPS:领域扫描要将视角从执行方转为资助方;多渠道验证信息;跨行业跨地区;不同参与层面;可限定讨论边界,但要保持中立,避免无意识引导。

  如何找全利益相关方?

  利益相关方的需求和期望是认识问题时的重要部分,可为战略形成和干预策略提供依据。可通过梳理组织工作活动,找出多个利益相关方,了解其利益和需求。

  常见利益相关方及其利益

  1政府决策者:决策成本、决策执行有效性、决策执行过程合规性、决策效果

  2捐赠方/资助机构:对社会发展的贡献、价值创造、机构发展

  3受助机构:机构能力、机构贡献

  4机构员工:待遇、发展机会、工作环境条件

  5受益人群:服务的可及性和有效性、经济成本

  6其他:……

  如何找到资助对象??

  响应式资助与主动式资助的概念

  响应式资助

  公开招募:在官方网站或其他媒介发布提供资助的招募信息,可以是有截止日期的定期招募,也可以是长期招募。

  竞赛/评奖:竞赛是公开招募的一种,通过竞赛和评奖活动能够迅速扩大组织在特定领域的知名度,收集领域内活动者的数据。

  主动式资助

  数据库:通过领域扫描建立潜在被资助方数据库,包括个人和机构,并定期更新数据

  推荐:邀请专家、同行以及已有合作伙伴推荐

  社群参与:参与相关论坛、峰会、研讨会、平台网络等活动

  为特定资助项目制定具体明确资助指南的意义

  有助于潜在被资助方理解项目的目标

  有利于获得与项目更匹配的申请书,节省筛选和回复申请书的时间

  制定资助指南的过程,也是加深对资助项目理解的过程

  公开和申请者交流资助指南,有助于建立信任关系

  资助指南为申请书审阅提供了基础

  资助指南的内容应包括

  资助领域、申请方式、程序、截止日期、需要提交的材料、回复时限

  资助申请者最关注的问题是

  是否资助我工作的领域?提供什么支持?怎么申请?何时申请?资助意向书和资助申请书中应当包含什么信息?影响资助决策的最重要因素是什么?何时能收到答复?

  为回答上述焦点问题,建议除必要内容外,资助指南还可以增加:

  机构概况:使命、愿景与核心价值、理事会成员、过往资助项目

  优先事项:在形式、地域以及其他方面优先考虑的要素,同时也应说明不予资助的活动

  资格要求:如登记情况、活动范围等

  支持方式:包括资助额度、是否提供核心资助、是否要求配套资金、可否长期资助等

  管理政策:在初次资助、资助续签、实地考察等方面的管理要求

  选拔机制:参与方式、意向书或申请书模板、筛选和评审方式、资助决策所需时间、信息交流方式

  TIPS:看得多才能提高选出优秀合作伙伴的概率;看得多也才能提升自己选择被资助方的能力。资助工作者通过长期的工作,建立自己的人脉和信誉,对于吸引潜在伙伴也有帮助。

  如何说“不”?

  在整个资助申请过程中,应当管理好申请方对资助的预期,包括是否能获取资助以及能获取的资助额度。在接受申请、深入沟通和实地考察时都应当及时感谢申请方花费的时间,并强调这些都只是资助申请过程中必要的程序,并不意味着任何承诺,最终的资助决定并不由资助官员决策。

  对于未进入评审程序,在意向书阶段就被筛掉的项目,可以通过比较格式化的邮件,在答复时限内拒绝。邮件中可明确说明与基金会要求不符。

  对于经历了项目讨论和实地考察,但在评审时被否或被削减资助额度的申请,除了正式的拒绝邮件外,还应当通过电话进行沟通。

  拒绝邮件内容应包含

  1说明决策是基金会的统一意见

  2明确决策是最终的,不会再接受修改过的意向书

  3尽可能说明拒绝的理由

  TIPS:不宜在拒绝邮件中提出改进建议,导致机构误解为还有资助可能。考虑在实地考察后,告知申请者该机构存在哪些会影响资助决策的问题。

  资助有必要透明吗?

  透明的第一步是信息公开,包括法律法规要求的信息公开,和为了有助于开展工作的其他信息公开。具体到资助活动,《基金会信息公布办法》第七条要求“基金会开展公益资助项目,应当公布所开展的公益项目种类以及申请、评审程序。评审结束后,应当公布评审结果并通知申请人。公益资助项目完成后,应当公布有关的资金使用情况。事后对项目进行评估的,应当同时公布评估结果。”

  资助透明的对象可以包括资助机构决策层及员工、捐赠者、受助方、社会组织、媒体、学者、政府、公众等。

  除法律要求以外,资助方还可以在以下方面公开信息

  1明确的资助指南

  2资助方已资助的机构/项目,及其领域与基本内容

  3领域扫描所获的行业分析

  4基金会以往资助成果和评估

  透明有助于

  1避免因处于行业生态链上游而缺乏项目实际存在的问题、机会或副作用等信息

  2减少用于回复资助申请者的工作量

  3收到的资助申请更符合资助范围

  4提高受助方工作绩效。公开透明的评估,有助于受助方接受评估结果

  5推动议题网络建设

  6帮助其他资助机构获得经验,避免重复错误

  7提升公信力

  如何评价资助对象?

  需要结合资助方与申请者的关系、资助的类型与规模来考虑这个问题。如果双方已经有过一定合作,对申请者的能力有信任,则可将精力更多放在项目相关的内容。反之,则需对机构能力给予更多考虑。提供项目资助、核心资助还是机构资助,也意味着需要了解不同方面的信息。资助规模要从双方来考虑,资助的额度在资助方的资助组合中所占比例以及在申请方的预算中所占比例。

  尽职调查的目的是回答以下问题

  1、申请项目的成功概率有多大?即方案是否完善,是否有足够的领导力与执行力。

  2、申请者对项目任务以及可用的工具和资源的理解是否足够深入?

  3、除资助外,资助方还可以为被资助方提供哪些帮助?

  面向机构资助的机构分析

  在以机构资助为目的对机构进行分析时,要考虑机构发展周期中不同阶段的表征指标不同。公益机构某些能力会先发展,某些能力要在其他能力已经具备的情况下才能发展。把握机构发展的敏感期,可以更有效地促进机构的发展。

  不适宜资助的机构有哪些特点?项目预警标识

  机构历史与成就机构领导层不能或不愿公开过往成就与困难

  治理治理层虚设,完全由执行负责人决策;治理层没有履行监督尤其是财务监督责任;

  治理层中员工亲属过多;

  治理层与执行负责人有冲突矛盾;

  执行负责人缺乏管理经验;

  执行负责人事无巨细亲力亲为

  战略无法说明使命愿景;

  无法说明目标制定的内部过程;

  无法说明除资金外的其他重要挑战

  项目方案因果逻辑不清;

  缺乏与时俱进的创新;

  项目成果与变革理论不符;

  项目资源无法实现成果;

  与影响相比,成本过高;

  无法说明监测评估方式

  人力员工流动率过高;

  项目主要执行人员缺乏必要经验

  外部关系机构表示没有竞争者;

  缺乏社会网络

  财务无法说明收入预期来源;

  无财务报告

  (编译自Grantmakers for Effective Organizations的《The Due Diligence Tool for use in pre-grant assessment》)

  如何获取申请机构的真实信息?

  如何获取所需信息

  ● 通过申请书及附带的其他材料,如年度报告、财务报告、近期工作简讯等

  ● 咨询其他机构,如其他资助机构、第三方机构、行业组织

  ● 已有过合作的机构,可回顾之前的档案

  ● 根据资助的性质和规模,咨询申请机构相应的项目人员

  如何匹配获得的信息与所需的时间精力

  综合考虑资助机构的目标与风险偏好,确定不同节点所需的信息,并明确告知申请者机构对信息的需求。

  尽职调查的流程设计中很重要的一点是,申请方配合尽职调查所花费的精力应当与获得资助的可能性成正比。

  尽职调查基本步骤

  第一步

  审阅申请者提交的材料,核实信息

  第二步

  获取补充信息

  第三步

  联络申请者,如有必要,可进行实地考察

  实地考察有必要吗?

  实地考察一般包括负责人员机构介绍、机构参观、项目部门和支持部门的员工会面、受益人会面,如有必要还可以与执行负责人或理事成员会面。如果有条件,也可考虑参加对方一些项目活动。

  实地考察需要事先计划考察成本、行程安排、考察目的,并向受助方说明,使其能协调适当人员配合考察,避免让受助方有额外的成本支出,或产生过高的预期。

  实地考察后应尽快写下考察感受,包括考察对象是否具有相当程度的资源,员工的工作热情,新发现的需要进一步讨论的问题等。

  实地考察应当在审阅项目书并获取补充信息后进行。实地考察不仅可以评估某个特定的机构或项目,也有助于扩展对资助领域的了解。可以看到机构呈现给公众的面貌,了解机构中工作人员、服务对象和志愿者之间的互动情况,这些都是申请书无法表现的。

  实地考察时如果感到对方的负责人或员工令人不悦,需要区别这种感受是源于考察者自己的原因,还是对方的说话做事风格。如果是后者的情况,当机构和项目不存在其他问题时,需要更仔细地观察对方的风格是否影响到机构人员的关系。

  实地考察不应当出于以下理由

  1随便聊聊

  2想给申请方提些建议

  3一直没时间好好看申请书,想直接上门听介绍

  4申请机构的理事是朋友,邀请你来看看

  5在办公室待太久,机构拜访可以换换脑子

  如何评估项目?

  可以从合理性、可行性和可测量性三个方面对潜在资助项目的分析。

  合理性:即项目的活动和产出是否基于最终受益人群的真实合理的需求

  项目的受益群体是否符合资助方和申请者的机构使命

  受益群体是否真正参与到需求制定的过程

  项目活动、产出和成果理论上逻辑关系合理

  是否考虑到受益群体之外的在性别、经济、健康状况等方面的弱势群体可能受到的影响

  可行性:即项目活动从实际出发,考虑到项目的多种影响因素

  是否参考相关项目的经验

  活动设计是否有受益群体参与

  是否充分考虑项目的经济可行性

  是否充分考虑项目的政策可行性

  是否充分考虑项目的人力、技术可行性

  是否充分考虑可能存在的风险

  是否针对风险提出了适当的应对措施

  可测量性:项目的活动、产出和成果等目标可以衡量

  项目设计中是否有明晰表述的活动、产出和成果

  项目如何进行监测和评估

  是否需要资助对象提供匹配资金??

  创造杠杆最直白的方式就是要求受资助方根据自身组织能力去筹集更多资金。匹配资助的形式有多种。资助方可能要求一比一、三比一、五比一或其他比例的资金匹配。在大型文化机构,匹配资助是年度资助的重要驱动力。对于一些捐赠者而言,匹配资助项目让捐赠更有吸引力。匹配资助项目的前提是认为通过额外筹款的激励可以促进更多的捐赠。匹配资助的逻辑是,只有在动员了其他支持者参与时,才可能获得资助。

  从表面看来,这些领头的资助就像在非营利组织眼前晃的胡萝卜一样,提供激励胜过帮助。这种杠杆方式至少存在两个主要问题:第一,匹配资助只是强化了那些没有匹配时也会发生的行为。就是说,很难确定某个匹配资助真的带来了更多资助,或资助是被匹配资金吸引来的。第二,匹配资金意在激发筹资,但会切实给组织带来额外的支出和负担。一旦获得一笔匹配资金,组织就要忙乱地去寻找符合匹配要求的资助,就要有更多筹资支出,引发不必要的忙乱。这也会干扰组织的正常工作和长期议程。

  案例

  2013年,正荣公益基金会发起“正荣微公益”,开始尝试与区域平台型公益组织合作,用小额资助的方式,由平台机构支持当地的初创期NGO。2014年,敦和基金会参与联合资助。截止2015年10月,“正荣微公益”已经携手6家省级区域性平台型组织和2家领域性平台型组织,共同支持初创期NGO(项目)近百家。

  针对平台支持的机构,有一个条件是受助机构要有一些配比的资金进来。第一年配比条件只是口头上的一个协议,并不正式。第二年则正式要求受助机构配10%的资金。

  如何与资助对象求同存异?

  虽然我们一直强调作为合作伙伴,资助方和受助方的价值观要契合,但这并不意味着双方完全认同彼此的理念。

  资助方对“存异”的接纳程度,取决于资助方对自身在项目中的定位。

  如果重视最终项目成果的完成度,则受助方是否有能力实现项目目标是主要考虑的问题。这里的资助关系更倾向于购买服务。

  如果资助方在项目中重视的是开展项目的过程,重在经验,资助双方更像合作探索的伙伴,则在选择受助方时,可以更为开放灵活,更看重对方在方法论上的逻辑性和工作态度。“他们(受助方)无论选择要进行政策倡导,还是服务复制推广,我们都可以接受。我们决定结束资助,是因为他们坚持要用倡导的工作途径,目的却是服务复制推广。有的受助方,我们并不认同他们的理念,也不认为是解决问题的方式。但我们未必一定正确,他们的工作方法前后是合乎逻辑的,可以支持他们,过程也许有其他启发。”

  但资助经常可以看作一种背书一种肯定,因此,如果双方在一些原则性问题上持有相反的理念,则需要谨慎考虑,避免被人视为对理念的认可。

  如何应对资助项目危机?

  资助工作中可能会遇到各种困境,主要涉及三个方面:

  1项目的设计和实施:由于对实际情况分析不足或环境变化导致。

  2受资助方绩效:执行能力未达到项目要求。

  3战略或价值观冲突:资助方与受资助方在战略或价值观上不再相符。

  TIPS

  坦率的沟通是最先要做的事情。资助者和受助方需要就面临的问题达成共识,从而开始共同寻求解决方案。资助者也应当说明自身意图,是希望通过解决问题来完成项目,还是评估停止资助的可能性。

  项目设计实施所导致的问题相对容易解决,因为通常问题比较明确,可以进行针对性的解决。而后两者所导致的问题,则需要更复杂的解决措施,如:

  ● 提供最佳实践指导

  ● 推荐专业顾问/机构

  ● 引入新的合作伙伴

  ● 在受助方机构寻找更合适的项目负责人员

  ● 增加能力建设的资助

  如何提供非资金支持?

  非资金支持一般包括

  ● 引入议题领域其他资助方或支持者

  ● 品牌设计与公共关系

  ● 导师(管理指导、精神支持)

  ● 法律、财税、人力、IT等专业支持

  ● 相关议题(教育培训、医疗、餐饮等)专业支持

  ● 社会影响评估

  ● 参与国际平台/对话/会议并发声的机会

  ● 工作网络建设

  提供非资金支持的方式:

  非资金支持的对象一般是受资助机构的执行负责人或特定岗位人员。提供非资金支持的人可以来自资助方理事会、资助方员工、资助方网络内的专业志愿者、领薪顾问。可以正式加入理事会或顾问委员会,也可以选择非正式的途径发挥影响。即使是志愿服务,非资金支持也最好有服务协议作为基础。

  由于资助者和受助方之间的力量不平衡,需要特别牢记,“项目和机构归根结底是属于受助方的,资助方提供的只是支持”,在需要支持的工作与整个项目绩效直接相关时,尤其要谨慎。如果让受助方有“强施于人”的感觉,受助方负责人失去控制感,则可能会使整个资助关系变得紧张。

  案例

  劲草同行

  阿拉善SEE的“劲草同行”除了向伙伴机构供连续三年,总额30万元的非限定性资助外,还为他们匹配由企业家和公益领域专家组成的导师团,陪伴、支持其成长。对很多公益组织的负责人而言,在为机构发展而苦恼时,有人可以陪伴可以一起讨论,能带来很大的力量。

  资助能力建设真能提升组织能力吗?

  能力建设是指帮助另一机构或个人发展一套技能以改善其运营和绩效。为受资助方提供能力建设几十年来都是资助方工作的一部分。一开始能力建设多聚焦于基本管理技能,如理事会治理、筹资、财务管理、项目设计与管理等等。近二十年来,随着资助方式的演进,能力建设的内容越来越丰富,包括:规模化潜力项目和组织的战略;招募人才;设计营收活动、信贷债务以及其他金融工具来实现财务稳定;测量社会回报。

  能力建设应当根据被资助方的需求和准备程度来提供。如果不能识别组织的真正需求,对双方的时间和资源都是浪费。从被资助机构的角度看,能力建设的培训有时是一种负担。尤其对接受多个资助方的组织,每个资助方提供的培训都要参加,时间成本很高,有时效果并不明显。而如果受资助方没有做好心理、财力和时间上的准备,则无法真正参与到能力建设并从中获益。

  资助双方的关系也会影响能力建设的效果。信任与诚实是成功的能力建设的必要因素。而在力量不平衡时很难有信任与诚实。

  目前缺乏有效、实际和一致的方法来评估对受助方组织能力建设的效果和影响。有很多质性研究案例显示了成功的组织得益于能力建设,但几乎没有被广泛接受的测量方式能定量展示能力建设的成果。这不是因为能力建设有不良数据,而是因为基本没有可测量的数据。

  需要有更多资助方从行业的角度出发,将资助能力建设的成效进行测量、评估和分享。

  怎样做对人的资助?

  个人资助

  个人资助有两种情况,一是假设被资助的个人,其自身生活条件改善,能力增长,能够有助于解决社会问题,因此资助其个人的学习研究、创作或生活,如奖学金就是最常见的对个人的资助形式。行业性资助机构常采取评价方式进行个人资助;二是被资助个人本身就属于目标受益社群。在后者的情况,不要求被资助个人采取特定行动。

  我国基金会有大量的个人资助项目,都是属于第二种,如提供受教育费用、手术药品费用等。这种资助方式历史悠久,能够在短时间内体现效果,提升各方美誉度。但这种资助方式的效果依赖于资助规模,杠杆效果不明显,不能体现资助方对自身与政府的社会定位的区分,无法使慈善发挥社会风险资本的作用。

  对个人的资助经常通过评奖来进行。评奖是为了奖励个体已经完成的工作。从数学的菲尔兹奖到普利策到诺贝尔和平奖,其基本模式都是简单直接的。目的是为了发掘和鼓励在数学、新闻和人道事业中的卓越成就,并使其广为人知,从而激发引导更多人。这三个奖都是在全世界范围内评选工作最出色的个人。被提名评奖的人有时需要提交一些工作成果或简历,但大多数都是什么都不用做只等着最终决定。评奖基本是一个封闭过程,只为奖励认可某特定领域的特殊贡献。有的奖,比如麦克阿瑟天才奖,是针对创造力和对不可知进行探索的奖励;而更多奖目的是吸引对领域中卓越持续的贡献的关注。

  除评奖以外,由于对人的资助经常是着眼于个人未来成就的,各领域都有针对青年人才的长期支持,尤其是艺术与科研领域。公益慈善领域也有针对青年公益慈善领袖的资助项目。

  TIPS:结合所得税考虑个人资助的额度与形式。如果被资助者人数较多,可考虑与第三方机构合作。

  案例

  竹林计划

  中国慈善联合会联合敦和基金会面向各高等学校、科研机构和慈善组织以及从事慈善研究事业的青年学人,共同开展中国青年慈善学人“竹林计划”。“竹林计划”资助对象为中国高等学校和研究机构的青年学者(含研究生),海外学习工作的中国青年学人,以及慈善组织从业者、媒体从业者。竹林计划分为四个部分,包括已经完成的葡京游戏登录奖励计划、正在开展的青年学人研究项目资助计划、尚未开始的青年学人葡京游戏登录出版资助计划和青年学人国际会议支持计划。“竹林计划”旨在支持青年学术人才开展慈善理论与实践研究,进一步完善慈善研究领域的行业生态。

  如何拨付项目资金?

  既要及时拨付项目资金,避免因为拨款延误而影响项目进度,也不能盲目拨款,致使大量资金闲置在资助伙伴的帐户,造成资源浪费,增加财务风险。

  需填写并保存完整的项目拨款记录表和拨款申请复核表,超出一定金额的拨款需要有财务人员进行二次复核。

  如果不是首次资助或单独项目资助,应审核已拨款资金的总额和使用情况,确保资助伙伴的财务管理符合申请拨款的要求。

  调整已批准的项目资金时,如资助伙伴获得其他资金的资助,必须在调整报告中清楚说明资金投入的变动情况及各方资助金额。

  项目活动的变更有底线吗?

  预期实施的项目可能需要做出某种调整,例如需要增加一些项目活动。应注意保留过程痕迹文件,包括往来邮件、经双方确认的会议纪要、变更申请等。

  项目活动的变更可以由资助方发起,也可以由受助方发起。活动变更应由双方充分讨论决定。由于资助中的权力关系,大多数资助方提出的项目活动变更是能够被受助方所接受的。

  项目活动的变更可能会需要的额外的资助,涉及到资助协议的补充。

  如果受助方发起项目变更,且调整后的项目活动与原项目之间的关联度不高,应考虑关闭原项目,重新申请,按新项目处理。

  在突发情况或特定情况下,应做出终止项目的决定。

  哪些项目文件需要存档?

  需要存档的项目档案主要包括(但不限于)以下文件:

  ● 项目建议书

  ●批准备忘(批准通知书)

  ●项目协议书

  ●已经支付的项目拨款申请表(含汇票复印)

  ● 资助伙伴收到拨款后出具的收据或发票的复印件

  ● 项目调整报告和批复文件

  ● 项目中期进展报告/财务报告

  ● 出差报告、访点报告、照片和图象资料

  ● 项目总结报告或项目评估报告

  ● 项目财务报告

  ● 审计报告和跟进意见

  ● 项目结束记录表

  ● 专家、顾问、志愿者等合同

  ● 相关电子信件

  如何评估资助成果?

  首先,最重要的是清楚地了解和判断所涉及的受助方目前所处的发展阶段、现有能力、以及可以协调或撬动的具体资源。尽量利用和提升现有监测体系,将评估带来的额外负担降至最低。

  第二,您至少需要思考以下问题:

  1) 希望通过这次评估获得哪些提升和学习?

  2) 这次评估需要收集哪些信息?

  3) 谁最适合负责收集信息并进行分析?

  4) 访谈、焦点小组、问卷调查,哪种方法更适用?

  5) 评估结果的主要目标读者有哪几类?

  6) 以何种形式对评估结果进行不同程度的分享和传播?

  第三,让利益相关方都可以有效地参与到评估过程中。

  分配评估资源时应注意,即使是资助方,资源也常常是供不应求,而评估费用可能相当昂贵。在制定评估计划时,必须解决两个问题:应该评估什么?该评估适用什么样的强度?

  1

  应该评估什么?

  是单独的一项资助,还是一组拨给类似项目的资助,或是一组目标相似的资助?是资助方的战略层面,还是项目运营层面?

  2

  该评估适用什么样的强度?

  需要采用标准的严格程度,评估所需要的监管力度,选择内部还是第三方评估人员?

  案例

  洛克菲勒基金会的评估理念

  1. 扩大评估中重要利益相关方的范围。我们的最终受益人群的声音需要被听到,被尊重和被理解认同,唯此方能有效评估真正的成功。基金会和机构需要采取切实措施,将重要利益相关方纳入评估的设计、实施和学习中。

  2. 将评估知识视为公益进行广泛分享。与伙伴和相关方共同探讨哪些能被视为全球公益,不仅限于分享给理事会和项目组,广泛与受资助方、合作方和同伴分享。

  3. 评估目标不仅限于单项资助或项目,应扩展到投资组合、政策变化、新资助机制和相关途径的战略评估,以了解在不同环境中可能产生的效果。

  4. 投资于:开发应用创新的评估监控方法和工具,以反映应对复杂问题的跨学科的机制措施;网络工作有效性和政策改变的评估方法;使用新技术使利益相关方能提供即时数据反馈。

  如何结束资助关系?

  退出资助关系是资助行为中的一个正常环节。一个基金会很少会永久支持一个项目或组织,同时资助关系的结束能够帮助巩固甚至扩大基金会投资的价值。退出对于受助方而言要求每个人更积极地考虑项目的可持续性。

  退出的基本要素

  1明确的目标:在资助前就确定在资助结束时应当实现的成绩

  2评估指标:成果的社会价值,机构的自身成长

  3未来的合作方式:更新数据库中受资助方资料,了解受资助方发展方向

  4传播:将成果进行推广,将资助影响最大化

  根据资助的性质和参与程度的不同,退出战略的设计和执行会有很大差异。可根据慈资助项目周期、组织的社会和财务表现、机构合作质量和组织未来可持续发展计划来设计退出战略。对一些活动类项目的资助不太需要制定正式退出战略。而对长期提供某种服务的项目或机构的资助,则应尽早制定退出计划,以确保受助方制定可持续发展计划。

  对于公益创投等新型资助形式,其资助关系可能会涉及使用贷款、担保或股权形式,则退出战略包括终期财务交易或一系列偿还贷款的交易,这些都必须在法律财务文件上详细写明。

  案例

  社会创投伙伴(SVP)会和它的资助对象签订谅解备忘录,明确双方合作时间结束时的预期。这些预期涉及的项目包括合作的时间框架和即将结束合作的资助对象的过渡计划。